Come progettare meglio le entrate

Lavori tante ore ma senti di non guadagnare mai abbastanza? Fatturi sempre di più ma il saldo del conto corrente è sempre lo stesso?

Probabilmente hai bisogno di migliorare la gestione finanziaria della tua attività, iniziando a pianificare con cura entrate e uscite.

Perché è importante pianificare entrate e uscite mensili

Attività come quelle di consulenza non richiedono molte spese per partire, ed è quindi facile iniziare senza una vera pianificazione di entrate e uscite. E non è necessariamente sbagliato: uscite da pianificare ce ne sono molto poche e, finché abbiamo tempo a disposizione in abbondanza, ogni entrata è bene accetta, e si prende un po’ tutto quello che arriva.

Man mano che l’attività cresce, e si consolida, arrivi però a un punto in cui il tempo a disposizione diventa una risorsa preziosissima, e questo fa nascere in parallelo due necessità:

1. selezionare i progetti da seguire e i servizi da proporre, in modo da ottimizzare il tuo tempo. E questa selezione si traduce in una pianificazione delle entrate
2. delegare o automatizzare alcune attività, in modo da poter aumentare il numero di progetti che riesci a seguire. In pratica, inizi a pianificare le uscite, perché ogni delega o automatizzazione comporta un costo, che si tratti di acquistare strumenti di lavoro o il tempo di chi collabora con te.

La pianificazione di entrate e uscite quindi, a un certo punto, diventa importante per tutte le attività, anche quelle che all’inizio sembrano le più semplici dal punto di vista finanziario.

Pianificare entrate e uscite, e farlo con costanza, ti aiuta a:

• capire su quali servizi è meglio puntare, perché ti danno un ritorno più alto
• avere un’immagine chiara di quanti progetti riesci realmente a gestire contemporaneamente
• sapere se e quando ti potrai permettere un determinato investimento
• capire se ti conviene affidarti a una persona che collabora con te, o è meglio aspettare.

Come tenere traccia di entrate e uscite per pianificarle

Per poter pianificare entrate e uscite in modo realistico, è necessario avere piena consapevolezza di quelle che sono le tue entrate e uscite attuali. Se non lo hai mai fatto, quindi, il primo passo da fare è iniziare a tracciare, giorno per giorno, tutte le entrate e le uscite della tua attività.

Questo lavoro all’inizio sembra molto difficile da portare avanti con costanza, e all’inizio ti richiederà effettivamente un po’ di sforzo. Ci sono però alcune cose che puoi fare per rendere più facile il lavoro di tracciamento delle spese:

• evita dove possibile i contanti, che sono quasi impossibili da tracciare con completezza perché non hai la possibilità di ricostruire a posteriori come li hai spesi (a meno di custodire con estrema precisione ogni scontrino e ogni ricevuta)
• non esagerare con il numero di modalità di pagamento che usi. Cerca di usare sempre la stessa carta e al massimo uno strumento elettronico tipo Satispay o Paypal che puoi collegare alla carta di credito o al conto corrente, così troverai le singole spese direttamente sull’estratto conto.
• usa strumenti di pagamento diversi per le tue spese personali e quelle dell’attività, in modo da avere un estratto dei movimenti già pulito da tutti quelli che non devi considerare

Una volta poste queste basi, per tracciare le tue spese puoi utilizzare strumenti diversi, sia cartacei che elettronici. 

Gli strumenti per pianificare entrate e uscite

Non esiste uno strumento migliore in assoluto, la scelta è molto soggettiva. Dipende ad esempio da:

• quanti movimenti fai 
• quanto tempo hai disposizione
• quali informazioni vuoi tirare fuori dal tracciamento 
• con quali strumenti ti trovi più a tuo agio e ti fanno venire voglia di usarli.

Un quaderno o il Kakebo

Se ti trovi più a tuo agio con la carta, puoi partire anche con un semplice quaderno, che può aiutarti a superare l’attrito iniziale, che è l’ostacolo principale da superare. Sempre nel mondo cartaceo, puoi anche acquistare un Kakebo, che è una specie di quadernetto già impostato per tenere traccia delle spese. Ti evita l’impostazione del layout da zero e consente di solito un certo margine di personalizzazione.

Excel o Fogli di Google

Utilizzare invece uno strumento elettronico, come un file excel o un foglio di Google, ti può agevolare con somme e rielaborazioni, ti consente di aggiungere spese in mezzo alle altre senza fare pasticci, e puoi cambiare il layout delle tue tabelle senza rifare il lavoro da capo.

App o software

Esistono anche molte app, ideate apposta per tenere traccia delle spese che hanno il vantaggio di poter essere aggiornate ovunque, in tempo reale, semplicemente dal telefono, nel momento esatto in cui sostieni la spesa.

Se invece vuoi provare a usare uno strumento più avanzato, puoi provare con un software per la fatturazione elettronica. Ce ne sono di tutti i tipi e fasce di prezzo (da poche decine di euro l’anno in su), e possono aiutarti a creare database più articolati, in cui tenere traccia, ad esempio, anche delle scadenze di pagamento di spese future, e dei tuoi incassi.

Qualunque strumento utilizzi, la cosa più importante è la costanza. Ti suggerisco quindi di programmare almeno un momento alla settimana in cui ti occupi di segnare tutte le spese. Secondo me è la frequenza minima perché possa diventare un abitudine, e per evitare che si accumuli troppo lavoro da fare tutto in una volta.

Come pianificare le entrate con un business plan

Una volta impostato il tuo sistema di tracciamento, puoi iniziare a fare la pianificazione vera e propria, sia delle entrate che delle uscite.

Questo lavoro di pianificazione è, in pratica, un budget della tua attività per un certo periodo di tempo. Il budget è, in poche parole, la “parte numerica” del business plan, del quale avrai sicuramente sentito parlare.

Il business plan è, essenzialmente, un documento e uno strumento di pianificazione dell’attività di una azienda. Nel business plan vengono sintetizzati i contenuti e le caratteristiche di un progetto imprenditoriale, con lo scopo di capire se il progetto è realizzabile oppure no. Può essere scritto per qualcun altro (per partecipare a un bando, per convincere un finanziatore ecc.), oppure per sé stessi, per chiarire all’imprenditore stesso le caratteristiche di un progetto e la sua fattibilità.

Il business plan è costituito generalmente da due grandi sezioni: 

• la parte descrittiva che include la descrizione del progetto imprenditoriale, l’analisi di mercato e la strategia di marketing che si intende attuare. 
• la parte numerica  che include le tabelle con le stime di ricavi, costi e investimenti necessari per portare avanti il tuo progetto, ovvero un budget dei primi anni di attività.

Il budget può anche essere fatto da solo, se non c’è la necessità di costruire un intero business plan, e indipendentemente dall’”età” della partita IVA o dalla presenza di nuovi progetti e servizi da vendere.

Come costruire il tuo primo budget

Come puoi fare per costruire il tuo primo budget? Stimare le entrate è spesso la parte più difficile di tutto il budget, soprattutto se non hai una storia consolidata o dei contratti con clienti stabili su cui basarti. È comunque sempre possibile individuare almeno una forchetta di valori.

Stima le tue entrate

Ti faccio alcuni esempi concreti di elementi che puoi prendere in considerazione per stimare le tue entrate:

• lo storico delle tue vendite
• i contratti già stipulati e i preventivi accettati
• una certa percentuale dei tuoi preventivi non ancora accettati, in base al tuo tasso storico di successo
• le entrate previste da iniziative di marketing specifiche che hai programmato

Se hai difficoltà a fare una previsione del fatturato complessivo, prova a scomporla in unità più piccole e gestibili, come ad esempio i mesi o le settimane, facendoti delle domande mirate:

• quante persone mi contattano mediamente in un mese?
• quanti di questi contatti diventano clienti?
• quanti progetti posso seguire contemporaneamente nella stessa settimana?

Con tutte queste informazioni, puoi iniziare a buttare giù una prima bozza delle tue entrate. Quando l’hai completata, prova a vedere se, istintivamente, il totale ti sembra una previsione realistica oppure non ti “suona”. In questo secondo caso, prova a rivedere ciò che hai inserito e controlla se qualche ipotesi che hai fatto era troppo ottimistica o pessimistica rispetto alla realtà.

Naturalmente, non è detto che l’istinto abbia ragione, ed è anche per questo che si fa il budget, ma:

• può essere un campanello d’allarme che vale la pena verificare
• fare questo tipo di ragionamenti ti allena ad avere il polso della situazione in modo sempre più realistico.

Prevedi un margine di prudenza

Nel dubbio, cerca di mantenere un certo margine di prudenza. Ad esempio, per ipotizzare entrate future superiori a quelle passate è meglio avere elementi solidi, come contratti già conclusi o vendite già pre-ordinate dai tuoi clienti.

Non esagerare però neanche con la prudenza, altrimenti il budget che otterrai sarà troppo lontano dalla realtà e, anziché darti un aiuto concreto, si rivelerà uno strumento inutile o, peggio, un freno ai tuoi investimenti.

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